Correo electrónico


Advertencia: Si crees que el tema del correo electrónico es intrascendente, que es algo simple y que no requiere estudio o escribir un artículo al respecto, no leas este artículo y ve a otro tema más importante según tu criterio. Puedes hacer clic aquí.
Escribir correos electrónicos hoy por hoy es un acto muy común. Incluso esto ha disminuido el envío de cartas por correo ordinario en el mundo, lo que representa un beneficio ecológico, porque reduce la producción del papel y la tala de los bosques. El correo electrónico – conocido también con el inglés “email” -, ha contribuido a aumentar la comunicación entre las personas. Pero ¿sabemos escribir un correo electrónico? Aunque parezca un poco extraño, existen normas concretas que nacen del sentido común, el buen uso del idioma y la etiqueta.

Imaginemos por un momento que tenemos que dirigirnos a una persona en una oficina, a un profesor o a alguien con el cual sea necesario guardar ciertas normas de buena educación. Incluso con nuestros amigos y en nuestra familia, se conservan ciertas normas de buena conducta. De la misma manera cuando escribimos un correo electrónico debemos tener en cuenta algunas normas de buena conducta. Aquí algunos puntos que hemos reunido desde varias fuentes del Internet.

Mensajes HTML

Los códigos HTML pertenecen a un lenguage de programación y por lo tanto no está bien enviar una carta a otra persona con estos. Tampoco debes abusar del uso de las herramientas HTML que te ofrece el correo electrónico como negrilla, itálica, subrayado, color, etc. Esos instrumentos se utilizan sólo en casos estrictamente necesarios y con un fin determinado, por ejemplo, subrayar una idea que quieres que quede bien clara. Pero una carta electrónica escrita sin nada de eso es preferible.

Archivos adjuntos

Los archivos adjuntos son documentos, imágenes, gráficos y cosas similares que se agregan a la carta de manera que el remitente tiene que abrirlo haciendo clic en un enlace. Abrir un archivo adjunto puede ser molesto y quitar mucho tiempo, porque requiere por lo general que se baje del Internet y si la conexión es lenta, puede hacer perder la paciencia del remitente. Si el texto del documento que quieres enviar lo puedes poner dentro de la misma carta, es mucho mejor. La regla es que sólo envías un texto en archivo adjunto cuando es demasiado extenso, pero no cuando es breve y puede ser enviado en el cuerpo de la misma carta electrónica.

Si se trata de archivos fotográficos, videos, audios, powerpoints, etc, es recomendable utilizar servidores como Facebook, Twitter, Picassa, Flicker y miles más que permiten compartir, guardar o archivar dichos documentos. También existen servicios de correo para enviar archivos muy grandes como yousendit.com y muchos otros en los cuales ni siquiera requieres una subscripción. Al enviar archivos muy grandes por esos medios, tu destinatario recibe un enlace en su correo el cual le lleva a los archivos. Por lo general dicho enlace tiene un tiempo de caducidad y cuando éste se vence, los archivos son borrados.

Cuando envíes documentos escritos es mejor que los pongas en PDF que hace el archivo más liviano y además es seguro para asuntos como la protección de los derechos intelectuales.

Servidores como Gmail permiten que puedas incluir una fotografía dentro del cuerpo del correo, lo que facilita también una buena forma de compartir un documento.

También programas como Google Drive, Box.net, Dropbox.com, etc permiten crear tu propia nube de datos, es decir, creas una cuenta en la que guardas todo lo que quieres y puedes compartirlo con quién quieres. Esto facilita varias cosas:

- Que

Recuerda: entre menos clics genere tu correo, eres mucho más amable con tu destinatario.

¿Cuándo debo adjuntar documentos? 

1. Cuando se trata de un documento muy complejo como para escribirlo en el mismo cuerpo de la carta.
2. Cuando es un documento muy grande, de muchas páginas.
3. Cuando es un documento para un efecto legal con lo cual se requiere una copia tal como el original, en este caso es mejor hacerlo en PDF.

Microsoft desarrolló el pdf para que puedas enviar tus archivos de manera más liviana. En tu documento word puedes convertirlo en pdf y esto facilita el envío y además garantizas la protección de derechos de autor, etc. Recuerda que si vas a enviar documentos muy delicados por su contenido y que temes pueden ser alterados, en World existen herramientas de fácil uso para proteger tus documentos que después enviarás por correo.

Ten precaución: por correo electrónico no debes enviar tus trabajos creativos como obras literarias u otros materiales con restricciones legales porque podrían acarrear problemas. Lo mejor es enviar esos documentos por correo ordinario o utilizar todas las normas de seguridad posibles para protegerlos. Los webmails son más seguros que los servidores comerciales.

No confirmar – No responder

Cuando se envía un correo electrónico, no se pide al remitente que por favor confirme si lo recibió o no. Eso es parte de mala educación. Si recibes un correo que dice expresamente “no responder” (do-not-reply) por muchas razones, hay que obedecer esa indicación y no responder.

Los mensajes en cadena son parte de mala educación

Los mensajes en cadena son parte de mala educación. Si quieres compartir un mensaje con muchas personas al mismo tiempo, existen muchos sitios de Internet que se prestan para dicho acto como los grupos, foros, chats y muchos otros. Un correo electrónico es UN ACTO PRIVADO. Cuando recibes un mensaje en cadena, no debes reenviarlo a tu lista de contactos, porque si lo haces:

1. Estás violando el derecho a la intimidad de todos tus contactos al dar sin su permiso su correo electrónico.
2. Los mensajes en cadena son actos ilegales de ciertos individuos que colectan todas las direcciones para después VENDERLAS a los que envían publicidad no solicitada.

3. Cuando reenvías un mensaje que a la vez recibiste de otro, estás ENVIANDO INFORMACIÓN NO SOLICITADA y eso es ilegal en muchos estados del mundo.

Si no reenvías un mensaje en cadena, no vas a recibir ninguna maldición.

El servicio de reenvío de mensajes fue creado sólo para grupos de trabajo en donde es necesario compartir una información. Si yo envío una carta a un compañero de trabajo que es del interés de la empresa, es posible que él la reenvíe por ejemplo a su secretaria o a otro compañero y en tal caso yo soy consciente de ello. Ese es un acto legal. El servicio de reenvío de correos electrónicos no fue creado para compartir mensajes humanos y sentimentales que se pueden poner en tu propio sitio Internet, blog, grupo o foro.

Cuando tengo que reenviar un mensaje a otro destinatario, debo borrar la dirección del que me envió el mensaje, a menos que necesite que ambos entren en contacto.

Enviar mensajes en cadena activa las alarmas de virus. Si envías mensajes en cadena desde tu cuenta, esta empezará a entrar dentro de los sistemas internacionales como generadora de virus y Spam y es posible que muchos te bloqueen.

La publicidad por correo electrónico está prohibida a menos que sea una publicidad solicitada. No envíes publicidad a personas que no te la pidieron.

NUNCA damos la dirección del correo electrónico de nadie a otra persona sin su permiso. Eso viola la intimidad.

Las cajas de destinatario

Redactar-gmail

Existen tres cajas para poner la dirección de los destinatarios: Para, CC y Cco. Cada una tiene un propósito específico que muchas personas desconocen.

PARA

En inglés es To. Es la caja principal en la cual escribes la dirección de correo del principal destinatario. Normalmente se trata de un sólo destinatario. Si escribes allí dos direcciones de correo, quiere decir que te diriges a dos destinatarios al mismo tiempo. Por ejemplo, le escribes una carta a José y a María, a ambos al mismo tiempo, en la cual ambos son conscientes de ello y ambos se conocen bien y conocen el correo el uno del otro, entonces escribes allí ambos correos.

CC

CC significa “copia de carbón” (lo mismo en inglés, carbon copy). Viene de la idea de crear una copia de una carta realizada en máquina de escribir.

papel carbon

Este origen semántico da entonces la idea de su propósito. Cuando escribes allí una dirección de un correo electrónico, quiere decir que dicho destinatario no es el principal. Se trata entonces de una notificación de un evento que es del interés de dicho destinatario. Por ejemplo, le envías tus documentos a tu jefe y una copia a su secretaría con el fin de ella se entere también.

CCO

CCO significa “copia carbón oculta” (en inglés es BCC que significa blind carbon copy). Esta opción es más importante de lo que se cree porque protege la privacidad de múltiples destinatarios.

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Cuando envías un correo a múltiples destinatarios, debes utilizar el CCO. Ello hace que no figure la lista de destinatarios en el mensaje y por ende no vas a compartir direcciones privadas con terceras partes.

Estructura de un correo virtual

La estructura de un buen correo virtual es el mismo que de una carta ordinaria:

1. Saludar: un saludo breve y cordial que depende mucho de tu relación con el destinatario. Los saludos formales para personas de mucho respeto o que no conoces son los siguientes:

Señor Fulanito de Tal
Fundación Cultura Internet
Ciudad, País

Apreciado señor – señora,

2. Una carta informal a una persona que conoces poco o de mucho respeto debe ser breve. Sin embargo, una carta virtual debe ser breve en general, aún para tus amigos. Escribir cartas de muchas páginas no es correcto. En Internet el tiempo es oro. Pero no exageres: una carta demasiado breve también es contraproducente. Obviamente una carta de carácter afectivo no tiene límites.

3. La ortografía es una señal de buena educación.

4. Despedirse de manera correcta. Los correos virtuales tienen además el servicio de crear tu firma, de manera que no tienes que escribirla cada vez que escribas una nueva carta. Basta que edites la firma con tu nombre y una breve información para cualquier contacto si crees que es necesario.

5. Toda carta virtual debe tener un ASUNTO o TÍTULO que dé una idea general de la carta. Cuando el destinatario la recibe, debe saber inmediatamente de qué se trata.

No solicites información sin antes estar seguro que esa información no se encuentra facilmente. Nadie está en la obligación de responderte.

Ortografía

Con el desarrollo del lenguage del Chat, se cree en muchas ocasiones que una carta virtual debe ser escrita como si fuera un Chat. Incluso en inglés se desarrolló todo un lenguage codificado para hablar por Chat. En castellano eso todavía no está claro, aunque hay personas que cambian por ejemplo la QU por K y cosas por el estilo. Eso no es válido en la redacción de una carta virtual.

1. NO SE UTILIZA ESCRIBIR TODO EN MAYÚSCULA EN INTERNET. En Internet escribir en MAYÚSCULAS es entendido como GRITAR. Quien escribe en mayúsculas es entonces como una persona que está gritando todo el tiempo. Se utiliza la MAYÚSCULA SOSTENIDA en casos muy excepcionales COMO ESTE EN EL QUE ESTAMOS EXPLICANDO LAS RAZONES POR LAS CUALES NO SE DEBE ESCRIBIR EN MAYÚSCULAS…
2. Si quieres dar énfasis a una palabra, es mejor utilizar *estrellas así* o puedes utilizar _guiones bajos_ o –> esta flecha. Si usas “comillas” se da un sentido derogativo o de doble sentido.

3. Los emoticones, aquellas caritas que están siempre en la parte de arriba, son muy significativas dentro de los Chat, pero no en las cartas virtuales formales. Si no los usas, mejor.

4. En las cartas no se alteran o se abrevian las palabras como en un Chat, por ejemplo: “kiero decirte ke me gustas mucho”.

5. Si te comunicas por correo virtual con personas de otras naciones hispanas y ellos utilizan términos que no son familiares, no hagas mención de ello. Si entendiste, no se los digas y no quieras “corregir” lo que es correcto en tu región pero no en otra. Sólo pregunta si el término es lo bastante complejo como para entenderlo. Si en cambio eres víctima de una “corrección regional”, manifiesta de manera amable que en tu región se utiliza dicho modismo o localismo. Pero en general trata de utilizar un castellano internacional.

Responder

1. La gente educada responde siempre a las cartas virtuales que recibe. Incluso si son de tus amigos y parientes, es bueno enviarles un mensaje que indique que recibiste el mensaje.
2. No se utiliza lenguage obseno en el Internet, recuerda que los niños pueden tener acceso a tus mensajes.

3. No envíes archivos que no te solicitaron.

4. Si tienes que enviar archivos, informa a tu destinatario cuán grande es.

Otros

1. No cambies tu correo electrónico con frecuencia. Las personas que conservan un correo electrónico por años tienen mayores facilidades de mantener contactos y de ser localizados. Cambiar de correo electrónico es como cambiar de casa o de número de teléfono. Se cambia solo en casos muy especiales.
2. Crea un correo electrónico para navegar por el Internet. No utilices tu correo personal para inscribirte en grupos, foros, promociones y todas esas cosas que llenaran tu correo de Spam. Es mejor tener dos correos en ese caso.

3. Servidores como Gmail te permiten aplicaciones para traducir correos que te llegan en otros idiomas. Actívalo si tienes contacto con extranjeros.

Seguridad

 

- No le des tu correo a extraños ni lo publiques en foros públicos.

- Cambia to clave con frecuencia y crea una clave segura. Una clave segura tiene más de 8 caracteres y mezcla letras, números y símbolos.

- Activa el segundo paso de seguridad que ofrecen servidores como Gmail o Facebook. Esto consiste que si ingresas desde otro ordenador, equipo o androide, te enviarán un código de seguridad a tu teléfono. De esta manera quien te robe la clave, tendría que robarte también el teléfono.

- No compartas tu clave por chats, correo u otros medios electrónicos que puedan ser interceptados.

- No hagas clic en enlaces que te llegan en correos extraños, incluso si parecen venir de tus propios contactos. Muchos de esos enlaces son programas para hackear tu cuenta o incluso tu ordenador.

- No respondas correos de personas extrañar que te escriben con propuestas extrañas. Envíalo a la papelera de Spam.

- No ingreses a tu correo y salves la clave en un ordenador o androide que no es tuyo. Incluso esa función no es recomendable en tus propios equipos, los cuales podrían ser accedidos por personas de tu entera confianza y ser abusados.

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Acerca de Albeiro Rodas

Albeiro Rodas (in Cambodia Sky Ly Samnang), is a MA in Digital Communication, independent journalist and a Salesian of Don Bosco from Amalfi, Colombia, based in Cambodia since 1999. He is the creator of the Don Bosco schools of journalism in Sihanoukville and Kep with young people from poor communities and the founder of the Don Bosco Kep Children Fund. Medal for Social Commitment UPB (2010); among the 100 more upstanding Colombians abroad (Marca Colombia, 2012, http://www.youtube.com/watch?v=X39xwdGtVXI) and among the 12 Colombians that are making this a better world 2013 (http://www.colombia.co/en/culture/colombians-that-are-making-this-a-better-world.html).

Publicado el 19 agosto 2007 en combatir Spam, Correo electrónico, Cultura Internet, mensajes en cadena, Privacidad, Spam y etiquetado en , , , , , , , . Guarda el enlace permanente. 68 comentarios.

  1. como estas amorcito

  2. Consejos muy útiles para ponerlos en practica muchas gracias

  3. esta super en verdad gracias
    la informacion

  4. ingrid sofia sanchez escobar

    Q buen articulo

  5. ingrid sofia sanchez escobar

    Wikipedia es buena y la gente se esfuerza para publicar cosas buenas y tiene terminos tecnicos pero no siempre es correcta ya que es escrita por alguien q no nos puede decir la verdad y/o editarla :3

  6. Gracias! Me ha sido de mucha ayuda.

  7. grsias.por.tan.buena.informasion

  8. Grasias fue muy buena información

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